Z małym poślizgiem, jednak w końcu wejdą w życie. Od dnia 30 grudnia 2023 roku obowiązywać będą obowiązkowe e-doręczenia dla części podmiotów na polskim rynku. Pierwotnie miało to mieć miejsce 10 grudnia 2023 roku, jednak decyzją Ministra Cyfryzacji z dnia 22 listopada 2023 roku termin ten został nieco przesunięty. W najbliższych miesiącach obowiązek ten obejmie kolejne grupy podmiotów.
Czym są e-doręczenia?
W dużym skrócie to elektroniczne odpowiedniki listów poleconych wysyłanych za potwierdzeniem odbioru. Ważne, że e-doręczenie jest równoważne wysyłce listu stacjonarnego. Każdy podmiot korzystający z systemu e-doręczeń ma własny adres elektroniczny. Nadawany jest indywidualnie i składa się na niego ciąg znaków. Zgodnie z przepisami adres do doręczeń elektronicznych ma charakter jawny i w zależności od typu firmy, widoczny jest w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub w Krajowym Rejestrze Sądowym. Ciekawą formą doręczeń jest usługa hybrydowa (elektroniczno-papierowa). Obejmuje ona osoby, które nie posiadają adresów do doręczeń elektronicznych. W tym przypadku urząd wysyła dokument elektronicznie, ten trafia na pocztę, a następnie jest drukowany i wysyłany pocztą do adresata.
Jakie są terminy wprowadzenia e-doręczeń?
Niektóre podmioty wprowadzą e-doręczenia pod koniec 2023 roku. Inne poczekają na to nieco dłużej. Każdy podmiot powinien indywidualnie przeanalizować przepisy i zweryfikować je z formą prawną swojej firmy lub organizacji. Poniżej podano obowiązujące terminy. Są one zgodne z komunikatem Ministra Cyfryzacji z 22 listopada w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego doręczenia w ruchu transgranicznym. Terminy te to:
- 30 grudnia 2023 roku – osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (np.: notariusz, adwokat, doradca podatkowy, radca prawny, rzecznik patentowy, doradca restrukturyzacyjny);
- 30 grudnia 2023 roku – podmioty niepubliczne wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego od 30 grudnia 2023 r.;
- 1 stycznia 2024 roku – podmioty niepubliczne wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej do 31 stycznia 2023 r., jeśli zmienią coś we wpisie w CEIDG od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r.;
- 1 stycznia 2024 roku – podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej po 31 grudnia 2023 r.;
- 30 marca 2024 roku – podmioty niepubliczne wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego przed 30 grudnia 2023 r.;
- 1 października 2026 roku – podmioty niepubliczne wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej przed 31 grudnia 2023 r., jeśli nie zmieniły nic w CEIDG od 30 września 2025 r. do 30 września 2026 r.
Co z podmiotami publicznymi?
Oczywiście przepisy te dotyczą także podmiotów publicznych. One również muszą lub będą dopiero musiały korzystać z obowiązkowego wdrożenia e-doręczeń i wysyłania w ten sposób swojej korespondencji. Od 30 grudnia 2023 roku obowiązkiem tym została objęta większość podmiotów publicznych, w tym: organy administracji rządowej, jednostki samorządu terytorialnego (w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego) czy też ZUS. Podmioty takie jak: trybunały, sądy, organy ścigania, prokuratura, Służba Więzienna i jednostki samorządu terytorialnego (w zakresie publicznej usługi hybrydowej) będą musiały to wdrożyć od 1 października 2029 roku.
Czy terminy e-doręczeń znów zostaną przesunięte?
Na ten moment nie można jednoznacznie wykluczyć tego, że wskazane przez Ministra Cyfryzacji terminy ponownie nie zostaną przesunięte. Minister potwierdził, że trwają pracę nad tym, aby obowiązek korzystania z e-doręczeń przesunąć na 1 stycznia 2025 roku. Oznacza to, że wiele podmiotów zyskałoby dodatkowy rok na przygotowanie się do tych zmian. Już teraz warto jednak weryfikować możliwości różnych systemów umożliwiających odbieranie e-doręczeń. Nie warto zostawiać tego na ostatnią chwilę, ponieważ obowiązek ten w końcu wejdzie w życie. Trzeba być na to przygotowanym.
Jeżeli potrzebujesz skonsultować swoje wątpliwości dotyczące księgowości lub kadr, nasi eksperci z Alfa Business pozostają do Twojej dyspozycji.
Podstawa prawna: