Zdarza się, że klienci biur rachunkowych dostarczają swoje dokumenty do biura z opóźnieniem. Powoduje to określone konsekwencje i problemy z rozliczeniem na czas dokumentów, które występują po stronie firmy księgowej. Nagminnie zdarza się, że dokumenty niezbędne do złożenia deklaracji JPK_VAT dostarczane są dzień przed urzędowym terminem lub nawet po jego upływie. Niestety ma to swoje przykre konsekwencje.
Jeżeli potrzebujesz skonsultować swoje wątpliwości dotyczące księgowości lub kadr, nasi eksperci z Alfa Business pozostają do Twojej dyspozycji.
Autor: Tax Alert
Czym może skutkować zbyt późne przekazanie dokumentów do biura księgowego?
Im później dokumenty zostaną przekazane do biura księgowego, tym poważniejsze może mieć to konsekwencje. Z punktu widzenia biura rachunkowego prowadzi to do dezorganizacji codziennej pracy. Zdarza się, że aby zdążyć na czas, specjaliści muszą zostawać po godzinach lub pracować w domu. Powoduje to niepotrzebne napięcia na linii biuro – klient oraz zwiększa ryzyko ewentualnych błędów związanych z obliczeniem podstawy opodatkowania czy też zaliczek na podatek dochodowy. Praca w warunkach stresu i zdążenia przed terminem oddania deklaracji może doprowadzić do błędnej oceny dokumentów w świetle prawa podatkowego i powodować konsekwencje prawne po stronie podatnika. Dotyczy to m.in. rozliczeń podatku od towarów i usług, wysokości zobowiązań z tytułu ubezpieczeń czy też błędnie prowadzonej dokumentacji pracowniczej.
Księgowość musi być prowadzona dokładnie i profesjonalnie
Kluczem do zachowania bezpieczeństwa i prawidłowego rozliczania należności podatkowych są rzetelność i profesjonalizm. Im klient szybciej dostarczy dokumenty, tym mniejsze ryzyko jakiejkolwiek wpadki. Dobrze prowadzone księgi rachunkowe:
- odzwierciedlają stan rzeczywisty i są prowadzone rzetelnie;
- umożliwiają ich sprawdzenie poprzez weryfikację poprawności danych zgodnie ze stosowanymi procedurami obliczeniowymi;
- nie zawierają błędów, a wprowadzane dane są kompletne i prawidłowe (m.in. w obszarze księgowania dowodów księgowych i ciągłości prowadzonych zapisów);
- aktualne, ponieważ księgowość powinna być prowadzona na bieżąco.
Księgowanie każdej transakcji to obowiązek
Zgodnie z obowiązującymi przepisami każde zdarzenie powinno być rejestrowane w księgach rachunkowych dla danego okresu sprawozdawczego. Oznacza to, że każda transakcja powinna być w nich zapisana. Okres księgowy może być różny, jednak w polskich realiach zazwyczaj wynosi miesiąc. Oznacza to, że co miesiąc podatnik powinien przesłać dokumenty księgowe do biura rachunkowego zgodnie z wyznaczonym terminem, aby możliwe było prawidłowe zamknięcie ksiąg za dany okres sprawozdawczy. Jeżeli dokumenty zostaną przesłane zbyt późno lub nawet po czasie, to wówczas wymaga to ujęcia ich w miesiącu następnym oraz sporządzenia korekt deklaracji podatkowych. To dodatkowy obowiązek po stronie biura rachunkowego, a jakiekolwiek nieścisłości mogą powodować niepotrzebne konsekwencje po stronie podatnika.
Odpowiedzialność w tym zakresie ponosi kierownik jednostki, czyli przedsiębiorca. To po jego stronie leżą nadzór nad prawidłowym wypełnieniem ksiąg rachunkowych oraz zachowaniem wyznaczonych urzędowo terminów
Ważne: To kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości przejmie inna osoba czy przedsiębiorstwo usługowo prowadzące księgi.
Jak prowadzić PKPiR?
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (Ustawa o PIT) wyjaśnia, jakie podmioty powinny prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) oraz jak to robić. Księga powinna być prowadzona w ten sposób, aby umożliwiła rzetelne ustalenie dochodu (lub straty), podstawy opodatkowania oraz wysokości podatku dochodowego za dany rok z uwzględnieniem poszczególnych okresów sprawozdawczych. Ponadto ustawa określa, jak prowadzić ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych w celu obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych.
Prowadzenie księgowości przez biuro rachunkowe wymaga dokonywania poszczególnych zapisów w porządku chronologicznym na podstawie dowodów, czyli dokumentów przekazywanych przez podatnika. Aby zachować chronologię i prawidłowość zapisów, dokumenty te powinny być dostarczane zgodnie z ustalonym z biurem rachunkowym terminem. Tylko w ten sposób można zadbać nie tylko o prawidłowe, ale również terminowe rozliczenia. Zgodnie z obowiązującymi przepisami rozliczenie powinno nastąpić najpóźniej do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Kiedy księga uznawana jest za rzetelną?
Księga uznawana jest za niewadliwą, jeżeli jest prowadzona zgodnie z przepisami oraz posiada ustalony wzór księgi z objaśnieniami. Zapisy w niej zawarte powinny być zgodne ze stanem rzeczywistym. Niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie mogą w skali roku przekroczyć 0,5%. W przeciwnym razie księga uznawana jest za nierzetelną. Jakiekolwiek opóźnienia w przekazywaniu dokumentów do biura rachunkowego uniemożliwiają prawidłowe prowadzanie PKPiR.
Konsekwencje podatkowe
Oczywiście zbyt późne dostarczenie dokumentów do biura rachunkowego powoduje także konsekwencje podatkowe. Jeżeli faktury kosztowe z wykazanym VAT naliczonym zostaną przekazane z opóźnieniem, to można sporządzić tylko korekty JPK_VAT. Sytuacja ta występuje wtedy, gdy przekroczy się urzędowy termin możliwości rozliczenia VAT naliczonego. W przypadku opóźnienia dostarczania faktu sprzedaży, również możliwa jest tylko korekta JPK_VAT. Konsekwencją ze strony podatnika jest konieczność zapłaty odsetek za zwłokę, która spowodowana była nieprawidłowym rozliczeniem księgowości w terminie. Zwiększenie zakresu pracy biura rachunkowego buduje niepotrzebne napięcie i może skutkować dodatkowymi kosztami związanymi z prowadzeniem księgowości.
Czy możliwe są konsekwencje prawne?
Zgodnie z aktualnymi przepisami Kodeksu karnego skarbowego, przedsiębiorca nierzetelnie prowadzący księgę podatkową podlega karze grzywny nawet do 240 stawek dziennych. Mniejsze wykroczenia w tym obszarze podlegają karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Zgodnie z przepisami to podatnik odpowiada za rozliczenia całym swoim majątkiem, dlatego tak ważne jest terminowe dostarczanie dokumentów do biura księgowego i prawidłowe rozliczanie podatku.
Ważne: Zgodnie z przepisami kodeksu karnego skarbowego kto nierzetelnie prowadzi księgę, podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych. W wypadku mniejszej wagi, sprawca podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe, karze podlega także ten, kto wadliwie prowadzi księgę. Ważne jest, aby to podatnik dbał o terminowe dostarczanie dokumentów do biura rachunkowego, ponieważ to on, zgodnie z przepisami ordynacji podatkowej, odpowiada za swoje rozliczenia całym swoim majątkiem.
Podstawa prawna:
- art. 4 ust. 1, art. 4 ust. 5, art. 11, art. 24, art. 77 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r., poz. 120 ze zm.)
- art. 24a ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 2647 ze zm.)
- par. 10, par. 27 rozporządzenia ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2019 r., poz. 2544 ze zm.)
- art. 86 ust. 1, art. 86 ust. 10b, art. 86 ust. 13a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 931 ze zm.)
- art. 61 ustawy z 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r., poz. 654 ze zm.)
- art. 26 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 2651 ze zm.)
Jeżeli potrzebujesz skonsultować swoje wątpliwości dotyczące księgowości lub kadr, nasi eksperci z Alfa Business pozostają do Twojej dyspozycji.