Według Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jeśli księgowa, lub inna osoba upoważniona przez płatnika, ma dostęp do jego profilu na Platformie Usług Elektronicznych ZUS, to w takiej sytuacji ZUS przyjmuje, że płatnik wywiązał się z obowiązku posiadania profilu na PUE i nie ma potrzeby zakładania dodatkowego konta.
W tej chwili do posiadania profilu na PUE ZUS sązobowiązani płatnicy, którzy rozliczają składki za więcej niż pięć osób. Od 1 stycznia 2023 r. ten obowiązek będzie dotyczył wszystkich przedsiębiorców – również właścicieli firm zatrudniających do pięciu pracowników czy osób płacących składki tylko za siebie.
Wszyscy płatnicy składek – osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej – powinni do 30 grudnia br. założyć konto na PUE ZUS. Mogą to uczynić osobiście lub upoważnić inną osobę do dostępu do roli płatnika na PUE ZUS. Jeżeli płatnik składek samodzielnie nie założył profilu na PUE ZUS, ale udzielił pełnomocnictwa np. księgowej lub pracownikowi biura rachunkowego, to oznacza, że posiada już swoje konto.
Jak założyć profil PUE ZUS?
Aby założyć profil na PUE ZUS, trzeba:
- wejść na stronę www.zus.pl i kliknąć przycisk [Zarejestruj w PUE] (na górze strony).
- wybrać, dla kogo zakładany jest profil – do wyboru jest rejestracja: [Dla Ciebie], [Dla przedsiębiorców] oraz [Dla firm]. Formularz rejestracyjny nieznacznie różni się w zależności od dokonanego wyboru. Po wybraniu rejestracji [Dla przedsiębiorców], poza danymi osobowymi, trzeba wpisać NIP.
- wybrać sposób rejestracji: – za pomocą metod z portalu login.gov.pl (profil zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczna), – za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, – za pomocą bankowości elektronicznej banku, który świadczy taką usługę wspólnie z ZUS (lista banków na www.zus.pl), za pomocą formularza rejestracji.
- Przy rejestracji za pomocą login.gov, kwalifikowanego podpisu elektronicznego i bankowości elektronicznej, część danych w formularzu rejestracji wypełnia się automatycznie. Metody te pozwalają również na potwierdzenie tożsamości, dlatego skorzystanie z nich nie wymaga wizyty w ZUS.
- Przy rejestracji za pomocą formularza rejestracji (przycisk [DO REJESTRACJI]), trzeba wypełnić wszystkie obowiązkowe pola. W ciągu 7 dni od rejestracji trzeba też potwierdzić swoją tożsamość w dowolnej placówce ZUS lub podczas e-wizyty. Na wizycie trzeba mieć ze sobą dokument tożsamości – dowód osobisty lub paszport.
Jak upoważnić inną osobę do swojego profilu płatnika na PUE ZUS przez osobę fizyczną?
W celu upoważnienia innej osoby do swojego profilu płatnika na PUE ZUS, trzeba dla niej złożyć pełnomocnictwo w ZUS. Można to uczynić w formie papierowej do placówki ZUS lub w formie elektronicznej – za pośrednictwem PUE ZUS. Należy skorzystać z gotowego formularza ZUS PEL „Pełnomocnictwo”. W sekcji “Zakres pełnomocnictwa” należy zaznaczyć pole “do załatwiania spraw za pośrednictwem PUE ZUS” i podać datę, od której osoba upoważniona ma mieć dostęp do profilu płatnika na PUE ZUS. Opcjonalnie można wskazać datę zakończenia udzielonego upoważnienia. Następnie należy wskazać, że pełnomocnictwo jest udzielane do roli płatnika składek. Elektroniczne pełnomocnictwo można podpisać profilem zaufanym, e-dowodem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Jak upoważnić inną osobę do swojego profilu płatnika na PUE ZUS przez osobę prawną?
W celu upoważnienia innej osoby do swojego profilu płatnika na PUE ZUS, trzeba dla niej złożyć pełnomocnictwo w ZUS podobnie jak w przypadku osoby fizycznej. Można to uczynić w formie papierowej do placówki ZUS lub w formie elektronicznej – za pośrednictwem PUE ZUS. Należy korzystać z gotowego formularza PEL „Pełnomocnictwo”. W sekcji “Zakres pełnomocnictwa” należy zaznaczyć pole “do załatwiania spraw za pośrednictwem PUE ZUS” i podać datę, od której osoba upoważniona ma mieć dostęp do profilu płatnika na PUE ZUS. Tutaj również można określić datę zakończenia udzielonego upoważnienia. Następnie należy wskazać, że pełnomocnictwo jest udzielane do roli płatnika składek.
W przypadku gdy w spółce jest wielu przedstawicieli, którzy zgodnie z KRS wspólnie muszą udzielać pełnomocnictwa, to do formularza PEL należy dołączyć załącznik PEL-Z. Załącznik musi być podpisany przez wszystkich przedstawicieli. Elektroniczne pełnomocnictwo można podpisać profilem zaufanym, e-dowodem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Jeżeli potrzebujesz skonsultować swoje wątpliwości dotyczące księgowości lub kadr, nasi eksperci z Alfa Business pozostają do Twojej dyspozycji.