Jakie koszty uzyskania przychodów można uwzględnić w ramach podróży słóżbowej?
Przedsiębiorca odbywający podróże służbowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej może zaliczyć wydatki związane z tymi podróżami do kosztów uzyskania przychodów. Koszty te muszą mieścić się w definicji kosztów uzyskania przychodów, czyli muszą być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie mogą być ustawowo wyłączone z kosztów.
Wydatki na wyżywienie w czasie podróży służbowej
Koszty wyżywienia przedsiębiorcy podczas podróży służbowej nie są uważane za koszty uzyskania przychodów w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.
Jeżeli potrzebujesz skonsultować swoje wątpliwości dotyczące księgowości lub kadr, nasi eksperci z Alfa Business pozostają do Twojej dyspozycji.
Obliczanie należności z tytułu diet:
Podróż krajowa:
Podróż trwająca poniżej doby
- do 8 godzin: dieta nie przysługuje,
- od 8 do 12 godzin: 50% diety,
- ponad 12 godzin: pełna dieta.
Podróż trwająca dłużej niż dobę:
- pełna doba: pełna dieta,
- niepełna doba:
- do 8 godzin: 50% diety,
- ponad 8 godzin: pełna dieta.
Podróż zagraniczna:
• za każdą pełną dobę podróży zagranicznej: 100% diety,
• za niepełną dobę podróży zagranicznej:
- do 8 godzin: 1/3 diety,
- od 8 do 12 godzin: 50% diety,
- ponad 12 godzin: 100% diety.
Wysokość diety w podróży krajowej
W czasie podróży krajowej dieta wynosi 45 zł za dobę i jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.
Wysokość diety w podróży zagranicznej
Dieta w podróży zagranicznej pokrywa koszty wyżywienia i inne drobne wydatki. Wysokość diet za dobę podróży zagranicznej jest określona w przepisach dla poszczególnych państw.
Środki transportu w podróży służbowej a koszty uzyskania przychodów
- Publiczne środki transportu: Kosztem uzyskania przychodów jest cena biletu.
- Samochód firmowy lub leasingowany: Przysługuje odliczenie w wysokości 75% kosztów użytkowania (100% odliczenia, gdy samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej i prowadzona jest odpowiednia ewidencja).
- Prywatny samochód osobowy: Odliczenie 20% wydatków na użytkowanie bez konieczności prowadzenia ewidencji.
- Środki komunikacji miejscowej: Koszty rozliczane na podstawie biletu lub innego dokumentu potwierdzającego wydatek.
Noclegi w czasie wyjazdu służbowego
Koszty noclegów są rozliczane na podstawie faktur lub rachunków, bez limitów obowiązujących pracowników.
Odliczenie VAT od wydatków związanych z wyjazdem służbowym
- VAT od noclegów: Nie podlega odliczeniu, ale może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu.
- VAT od użytkowania samochodu: 100% odliczenia, jeśli samochód jest używany wyłącznie do działalności gospodarczej i prowadzi się ewidencję przebiegu oraz złożono formularz VAT-26. W przypadku użytkowania mieszanego (firmowego i osobistego) odlicza się 50% VAT.
Przeliczanie kosztów w walucie obcej
Koszty poniesione w walucie obcej należy przeliczyć na złote według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur lub innych dowodów potwierdzających koszty. Diety przelicza się według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego.
Wyjazd służbowy – dokumentowanie wydatków
Przedsiębiorca powinien posiadać dowody stanowiące uzasadnienie wydatków i ich związek z prowadzoną działalnością, np. zamówienia, faktury, oferty kontrahentów.
Rozliczenie kosztów podróży służbowej – nie dla ryczałtowców
Przedsiębiorcy, którzy wybrali opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych lub karty podatkowej, nie mogą rozliczać kosztów podróży służbowej.